メール嫌いな人いますよね。後電話嫌いな人もいます。
僕は、メール貰って、「あぁ、この人わかってないな」と思ったら電話します。
僕がメールを出すときは大抵一回で終わります。
「質問力」と言う言葉にもなるんですけれど、僕がメールを送るときに大事にしている事です。
１.タイトルを明確に
「至急！」とか「お願いします！」とか下手に煽らないで、冷静に要件がわかるようなタイトルにします。
2.目的を明確に
よくあるんですけれど、メールを読んでいて「で、？」って思うことが多いんですよね。「xxの資料が欲しいです」とか「yyの資料を探しています」とかなら一発でわかりますよね。
3.納期を明確に
「情報が欲しいんですけれど」ってメールを貰うんですけれど優先度がわからないんですよね。だから「緊急ですか？」とかって返事を返す事になってしまいます。結果「来週中でいいよ」とか言われると優先度は低くなりますよね。
「x月yy日までに回答もらえると嬉しいです」とか書いた方が、「大丈夫です」とか「その期間ならちょっと無理です」とか返しやすいんですよね。
4.納期の理由を明確に
これ、大事なんですけれど、「顧客の要件の打ち合わせまでに必要なので」とか言われると、「あぁ、急いでいるんだな」とかわかるんですよね。目的がわからずに納期を出されても「で？」ってなっちゃいます。
5.依頼する回答を明確に
これが一番大事だったりします。結果を平文で良いのか、パワーポイントとかでまとめた資料が良いのか、Excelの形が良いのか？
ここがわからないと、余計なやりとりを一つ増やす事になってしまいます。（もしくは、相手の作業が一つ増えます）
これらを踏まえて例題です。
【失敗例】
Subject：急いでます！
本文：2017年の最新のバージョンの資料が欲しいです。よろしくお願いします。
いきなりこんなメールが来ても、興味本位なのか社内利用なのか、顧客に説明するためなのか全然わからないですよね。これではメールのラリーが増えます。
【成功例】
Subject：2017年の最新バージョンの資料探しています。
本文：次週、顧客に対して最新バージョンの説明の打ち合わせが入っているので、現在から最新バージョンの比較資料を欲しい（できればパワーポイント）です。次週までに間に合わないようでしたら言って下さい。別の対応を考えます。
来週、顧客に説明するために必要としているのがわかります。また結果はパワーポイント形式で欲しいのかもわかりますし、もしメールをもらって来週までに間に合わなければ「すいません、ちょっと間に合わないです」で済みます。
ここまで言えば、返事は一発で決まりますんですよね。
・何を（What?）
・なぜ（Why?）
・いつまでに（When?）
・何のために(Reason)
・どのような形で（Item）
をきちんと書くとメールの中で余計な事を増やす機会は減りますよ、って話でした。
これ、すごい生産性が上がるのでみんなで広めると良いですよ。これができるだけで、「出来るビジネスパーソン」になれます。大事ですよ、これ。是非実践してみて下さい。
