年末、仕事の合間に煙草と水を買いにコンビニに行った時に、ある雑誌がおいてありました。その雑誌には「”先送りゼロ”の仕事術（日経ビジネス[アソシエ]）」とありました。
「ほう、自分も先送り癖があるからな。」と思い、購入。
その数日後、また同じコンビニでこんどは、「仕事とすぐやる人 vs. ためこむ人（THE21）」と言う雑誌があったのです。
こりゃ、運命だ。と思い、購入です。
二冊の雑誌は僕にとってとても役立ちました。
「めんどくさい」と言うのはやり方がわかっていて、その作業の数が多かったりする作業の事を指します。こう言うのはネットで見たんですけれど「とにかく、最初の一歩を踏み出す。」事が大事みたいです。
数十枚の資料を見て、1ページ目で「あぁ、面倒だ。」と思ったり、膨大なステップのソースを見て、「あぁ、これを改造するのか。面倒だ。」と思って先送りにせず、100ページ分の同じような作業があったら、一気にやろうと考えないで「まず3ページやってみる。」とか。
この、雑誌を読んだ結果だとさらに一歩進めて、細分化し、例えば100ページの英語の資料の翻訳を10ページ単位に10分割するとかするといいみたいです。で終ったらToDoをチェックしていく。達成感を味わう事も大事だと言われてます。
「何をやっていいのか分からない」場合、後回しにしがちですが、その「何か」を遂行するための作業時間の見積もりもやったことがないのだから分からないでしょう。
そういう時は恥ずかしがらずに有識者に「○○って具体的に何をすればよいか？」を聞いて、その作業を細分化するのが良いと言われています。この作業が苦手な人が多いです。僕もそうです。でも、一回聞けば親身になって教えてくれたり、他の人にタスクを振ってくれたりするんですよ。実際には。
大抵、何をすればよいかわからない作業ってのは、一つのアクションで終了しない事が多いです。
漠然とした作業は、ちゃんと聞いてわかるレベルまで細分化して、少しでも遂行し達成感を感じて前に進む、と。
これをしないと、「”○○”って作業は××さんがやったことあるから聞けばいいだろう」と安易に思って引き受けてしまいます。聞けばいいか、と。
しかし、”××さん”は「○○は結構面倒だけど引き受けてくれたからやり方を知ってると思う。」と思いがちです。
自分も仕事を振る時に、「はい！」って言われれば、「あぁ、やり方はわかるだろう。」と思ってしまうでしょう。
そう言う作業は、主に社内事務に多くあり、結果、締め切りぎりぎりになって両者焦ることになります。
僕も、タスクを貯めがちです。Excelやメモ帳にタスクを書くのですが、やはり、わからない作業は大ざっぱに書きがちでした。優先度も付けているのですが、結局全部最優先になったりするんですよね。
あと、チームでToDoリストを共有する時のポイントは「終了条件（何をもってこのToDoをクローズとするか。）」を設ける事がポイントです。
ある作業でも、AさんとBさんでは、どこまでやっていいのか違ったりします。
例えば、「プログラムZZのバグ修正。」
Aさんも、BさんもそのToDoをみてプログラムZZを直します。でも、本当は直すだけでは無く、そのバグの指摘を出した人に報告して確認してもらう所までがこのToDoだったとします。
たしかに、ToDoは「プログラムZZの修正」ですが、終了条件は「○○さんに修正を確認して貰い、パッチを××プロジェクトにメール」だったのかもしれません。リーダーとしては「プログラムZZを直すんだから、指摘を受けた元のxxプロジェクトに修正を送らないと意味ないだろ。」と。
こういう事って結構あるんです。
チームでToDoを行う時に各自で終ったらToDoをクローズさせる裁量を持っている場合は、この終了条件が大事になります。
僕もExcelで行っておりましたが、最近、ToDoを管理するTodoistってアプリを気に入って使ってます。
なんて、自分に言い聞かせてるんですけどね。なかなか難しいです。
ただ、このToDo。実際に作業時間がどの位かかったかはわかりません。さらにもっと追究していけるような気がするんですよね。
そうなってくると、次は「GTD（Getting Things Done、ゲッティング・シングス・ダン）」って概念が出てくるんですよね。
「ナレッジワーカー（知識労働者ないし頭脳労働者）の仕事術」と呼ばれ、「次に何をやるか」という予定やスケジュールの管理、作業する上でのモチベーションを損なわないための体制作りなどが含まれる。心理的な負担を減らしながら個人の生産性を上げることを主眼とし、簡単な5つのステップを実行することによって成し遂げたいことを現実にするメソッドである。基本はなすべき仕事のリストを何かに記録しておくことで、頭の中からなすべき仕事のことを追い出すことである。これで頭の中はすべき仕事全部を覚えなくてもよくなりすっきりとし、リストに基づき実際の仕事をこなすことに集中できる。
– Wikipediaより引用
来年はこのToDoを実践し、より作業を効率化して、定時に大手を振って帰れるようにしたいと思います。
